Vergaderen is een belangrijk element van het werken in vrijwilligersverband. Er zijn een aantal digitale hulpmiddelen en technieken om u hierbij te helpen.
Vergadering zijn niet altijd de reden om vrijwilligerswerk te gaan doen, toch is het hebben van vergaderingen nuttig en het kan ook erg gezellig zijn. Wij willen hier op dit gebied een paar zaken aangeven.
Vergaderen hoeft niet altijd een volledige vergadering te zijn. Er zijn ook digitale hulpmiddelen en zelfs digitale alternatieven.
Hoe moet het niet. Het laks heeft daar een leuk filmpje over gemaakt.
http://www.youtube.com/watch?v=MMZS8Bvb3Gk
- Een vergadering begint dus met een duidelijke uitnodiging.
- Een agenda
- Een taakverdeling
- Vergaderdicipline
- Vergaderplaats en aanvangstijd.
Een letterlijk verslag kan vaak vervangen worden door een kort verslag met discussiepunten en besluiten. Ook een actielijst (met verantwoordelijke persoon) kan voldoende en daarmee effectief zijn.
Om een agenda te plannen en te zorgen dat iedereen aanwezig kan zijn is het verzenden van een uitnodiging via een website (zie Agenda delen en afspraken maken) een optie. Zet hierin gelijk de (voorgestelde ) agenda en de actiepunten van de vorige keer in.
Stuur na afloop van de vergadering gelijk de notities en de actiepunten toe of zet ze in bv. Google docs.
Een afgesproken datum/tijd kan in de gezamenlijke agenda worden gezet.
Het belangrijkste deel van een vergadering voor vrijwilligers is na afloop van de officiële vergadering, het napraten. Ook hier is het motto “Besluiten nemen met koffie, elkaar leren kennen en vertrouwen met een pilsje“.
Alhoewel vrijwilligerswerk vaak op fysiek korte afstand plaatsvind is een elektronisch alternatief ook voorhanden. Via skype is het heel goed mogelijk om korte afstemrondjes op te zetten. Bedenk ook hier dat kort en krachtig vergaderen uiteindelijk voor iedereen het leukste is. Om te voorkomen dat de techniek een belemmering kan zijn tijdens de vergadering, is het handig om voor de vergadering even met alle deelnemers te testen of ze alles onder controle hebben zoals bv. een knoptelefoontje, een rustige omgeving etc.
Beperk de vergadering qua tijd (kleine agenda maken, of alleen even praten over de voortgang van 1 of 2 items) en denk vooral aan de balans.