12. Google docs en Groups

Ook vrijwilligers hebben te maken met digitale documenten die meestal via email heen en weer worden gezonden. Er is echter een prima alternatief om te voorkomen dat mensen het overzicht kwijt zijn.

Nieuwsbrieven verslagen, adressenlijsten, afspraken, presentaties etc. Het zijn allemaal documenten die tussen diverse mensen gedeeld kunnen worden in samenwerkingsverbanden zoals bij veel vrijwilligersorganisaties. Het beheer van dit soort documenten is lastig. Dit filmpje geeft dat ook aan.

Omdat de gedeelde documenten niet alleen ergens opgeslagen is waar iedereen (mits de juiste rechten via userid en wachtwoord)  bij kan komen, kan iedereen over de juiste informatie beschikken. Ook is het hebben van de juiste versie van een tekstverwerken of spreadsheet is niet meer van belang.

Met het gebruik van forms zijn er nog meer mogelijkheden om sommige processen te ondersteunen.

Een van de praktische uitvoeringen is om een enquête uit te zetten en het resultaat hiervan te delen met oa. de deelnemers. Maak een form aan, verspreid de link via email naar anderen, en bekijk het resultaat via een andere link. Wij hebben een kleine demo aangemaakt. wij verzoeken u deze gewoon in te vullen zodat u hier de resultaten kunt zien.

Om het stroomlijnen van documenten goed te organiseren is het het makkelijkste om een Google group aan te maken, daar de juiste mensen lid van te maken en vervolgens de documenten te delen tussen alle leden van deze groep. Het nadeel dat de documenten niet op de eigen computer staat, valt weg tegen het nadeel dat iedereen de juiste documenten kan inzien, bijwerken en ook tevens de juiste versie van de software heeft.

Algemeen.
Het werken met Google groups alsmede Google docs vereist een andere manier van denken voor veel mensen die gewend zijn om alles op hun eigen computer op te slaan en/of alle documenten uit te printen. Bedenk echter dat steeds meer mensen gaan werken met een computer zonder opslagcapaciteit zoals bv. de iPad’s van deze tijd en de keuzes die gemaakt moeten worden worden duidelijk. Ons advies: stap voor stap beginnen en vooral niet overhaasten tenzij er nu al beheersproblemen met documenten zijn.

Geef een reactie