Zonder zicht op geldstromen gaan ook vrijwilligersorganisaties failliet.
Ja u kunt als organisatie failliet gaan. Als uw organisatie geen salarissen hoeft te betalen en de andere kasstromen klein zijn, soms zo klein dat de achterkant van een denkbeeldig sigarenkistje voldoende is voor een jaarrekening, is een gebrek aan geld niet denkbeeldig.
Omdat weinig mensen tegenwoordig een sigarenkistje hebben kiest men dus voor een elektronische variant in de vorm van een spreadsheet. Meestal aangeduid als excel-sheet, maar ook in Google Docs zijn dit soort spreadsheets beschikbaar. Ze kunnen dan ook nog eenvoudig met anderen gedeeld worden.
Met een beetje passen en meten kunnen vervolgens alle posten precies op een A4tje geprint worden. Op het moment echter dat een A4 niet voldoende is, het lettertype erg klein is en alle randen optimaal benut zijn, is het tijd voor een volgende stap.
On-line huishoudboekjes.
Dit zijn beperkte services om kasstromen inzichtelijk te maken. Sommige banken hebben daar eigen services voor, maar er zijn ook onafhankelijke services zoals bv. www.yunoo.nl/ of anderen. Als voorbeeld nemen we even Yunoo omdat die niet alleen de financiën op een rijtje zet, maar ook de community met andere gebruikers gebruikt om van elkaar te leren. Dat scheelt uiteindelijk geld.
http://www.youtube.com/watch?v=bxt_id7-OXE
Hoewel yunoo gratis is in de basisversie is een betaalde versie (25 euro per jaar) erg interessant vanwege een aantal extra functies: Inkijken van de administratie door anderen, zoals andere bestuursleden, en het aanmaken van grafische overzichten. Deze extra variant is eerst gratis een maand uit te testen en is ook voor kleine organisaties geschikt en beschikbaar.
Online boekhoudpakketten.
Stichtingen en grote organisaties, zeker als ze BTW moeten bewaken en/of andere lastige posten te verwerken hebben zijn meer gebaad bij on-line boekhoudpakketten. Een site die een poging doet om een overzicht te houden is www.inzakengaan.nl maar ook een eenvoudige zoekopdracht in Google geeft een behoorlijk overzicht van pakketten die beschikbaar zijn voor de nederlandse markt. Met de huidige stand der techniek zouden wij een pakket die op een pc geïnstalleerd moet worden sterk afraden. Een on-line service geeft veel meer vrijheden in samenwerkingsverbanden. Afhankelijk van de eisen die u aan de software moet stellen (aantal mutaties, BTW, controle door accountant ed.) dient u wel een keuze te maken. Vraag hiervoor advies van een bevriend boekhouder. Een juiste keuze kan u helpen om kosten te besparen.
En toen wilden we meer dan financieel mogelijk is.
De meeste vrijwilligersorganisaties komen structureel geld tekort voor alles wat ze willen doen. Veelal kloppen ze daarom aan bij de diverse fondsen in Nederland. Er zijn er erg veel, in ieder geval teveel om hier allemaal te vermelden. Omdat al deze fondsen hun eigen regels hebben zijn wij ook niet in staat om hier richtlijnen voor op te stellen.
Soms is het echter simpeler, soms zijn lokale bedrijven best bereid om iets voor minder of gratis te doen. Zo is een cafe of restaurant vaak wel genegen om een zaaltje op een rustige avond beschikbaar te stellen voor alleen de kosten van bv. koffie. Niet gratis, maar het kost toch een heel stuk minder. Creatief omgaan met dit soort manieren van sponsoring kan veel opleveren. Vraag derhalve nooit geld, maar vraag een bijdrage in natura of een korting daarop. Op LinkedIn hebben we in het kader van deze website een open discussiegroep opgezet om tips en vragen hierover te faciliteren. Gebruik het netwerk om mee te denken.