Delen en sociaal actief zijn op internet maakt dat je met steeds meer organisaties en personen informatie uitwisselt en deelt. Daar moet je als persoon, maar ook als organisatie gepast en netjes mee omgaan.
In deze tijd waarin informatie overal open en bloot opvraagbaar is, zijn er toch ook veel mensen met een angst dat hun informatie misbruikt kan en zal worden. wij geven hier een aantal aandachtspunten om een aantal veel voorkomende ongelukken te voorkomen.
Stelt u zich eens voor: een van uw gewaardeerde leden heeft een geheim telefoonnummer om redenen die voor hem/haar belangrijk zijn. Het plaatsen van dit telefoonnummer op een website met de naam erbij is dan gelijk het einde van een prachtige samenwerking met deze persoon. Dit voorbeeld is makkelijk te snappen, lastiger is het bij e-mailadressen. Voor sommigen is een e-mailadres net zo belangrijk als dat geheime telefoonnummer uit dit voorbeeld.
Aandachtspunten.
Zet op een website nooit een e-mailadres, verzamel reactie via een contactformulier. Dit contactformulier wordt vervolgens- onder water- naar een of meerdere e-mailadressen doorgezonden. Wij hebben dat ook op onze site bij onze contactgegevens gedaan. Een functioneel voordeel: Mutaties in e-mailadressen worden op 1 plaats uitgevoerd, bezoekers worden dit niet gewaar. Een andere technisch voordeel: Er zijn spammers die websites afstropen naar e-mailadressen, uw adres wordt daarna verkocht aan iemand die u ruim voldoende zal gaan voorzien van spam-berichten.
Vermeld nooit gegevens die mogelijk privacy gevoelig kan zijn. Dit lijkt een open deur, maar het vermelden van afwezigheid van de voorzitter gedurende de zomer en het vermelden van een postadres op een site is voldoende aanwijzing voor inbrekers. Veel handiger is het om te vermelden dat gedurende de zomerperiode mensen soms lastig te benaderen zijn.
Een bestuur bestaat uit meerdere mensen. Om interne en externe communicatie eenvoudiger te maken is het gebruik van functionele emailadressen aan te bevelen. bestuur@<uwdomein> en/of info@<uwdomein> zijn prima adressen om bv. op drukwerk te zetten. Achter dit soort functionele adressen is het vaak eenvoudig om meerdere privé-adressen te plaatsen. Maak hierbij de werkafspraken wie de e-mailtjes beantwoord. Zo kan een vraag over een factuur beter door de penningmeester worden beantwoord en, doordat de andere leden van het bestuur op de hoogte zijn van deze berichten, voorkomt dat een uitgebreide informatieronde langs het bestuur gehouden moet worden. Uiteindelijk bespaard het mogelijk een extra vergadering. Het vereist een beetje discipline maar het werkt perfect. Zie verder ook ons artikel over email.
Bij het verzenden van emailtjes is het eenvoudig om meerdere adressen op te nemen. Het To (aan) veld en het CC veld zijn bekende velden. Minder bekend is het Bcc veld. Dit werk net als het CC veld, alleen de ontvangers zien niet aan wie dit bericht nog meer is verzonden. Voor interne discussies is het hebben van een CC-lijst handig en wordt het gebruik van Bcc als achterbaks gezien, voor sommige berichten is juist het gebruik van Bcc een groot privacy-voordeel. Een voorbeeld: een kennis van mij waarschuwde mij en nog 192 anderen dat zijn mailbox gekraakt was. Fijn dat hij dat melde, maar omdat hij het CC-veld gebruikte en niet het Bcc weet ik nu: 1. waar hij werkt, 2 Met welke leverancier hij contacten heeft, 3 dat ik zijn broer ook al eens ontmoet heb, 4. dat hij contact heeft met headhunters en 5 weten zijn contacten nu ook mijn naam en functie.
Contactmomenten.
Van oudsher is het hebben van een nieuwsbrief en/of flyer de ultieme manier om contact te onderhouden met de achterban/doelgroepen en anderen. Andere media zoals radio/tv en kranten spelen ook een belangrijke rol, waarbij aangegeven moet worden dat deze media soms hun eigen journalistieke rol willen spelen en het bericht daardoor soms anders over komt dan bedoeld is.
Met de komst van digitale media zijn er veel meer middelen gekomen voor communicatie. Journalistieke kennis is niet vereist, en daarom gaat iedereen volop aan de gang. De gevolgen laten zich raden: veel hobbyisten doen maar wat en de doelgroep wordt er niet veel wijzer van.
Een goed beleid op dit gebied is handig. Een paar tips.
Met de komst van elektronische communicatiemiddelen is ook de manier van communiceren anders geworden. Meer contactmomenten met minder nieuws per keer lijkt de lading eenvoudig te dekken. Dus iets vaker een korte elektronische nieuwsbrief en af en toe een tweet en minder vaak een lange papieren nieuwsbrief. In het kort gezegd komt het daar op neer.
Bedenk dat een deel van de berichten functioneel niet aankomt bij de mensen, dus herhalen (soms via andere kanalen) is niet slecht.
Gebruik een duidelijk logo en/of layout. Selectie op herkenbaarheid is een belangrijke techniek voor mensen die last hebben van informatie-overload.
Gebruik een korte introductietekst. Op deze site proberen we dat ook zoveel mogelijk: Intro in 2 zinnen die een indruk moet geven wat er hier te vinden is of waarom je deze tekst moet lezen. Veel kranten gebruiken dit principe al jaren lang om de koppensnellers toch te bewegen de rest van het artikel te gaan lezen.
Vraag feedback van de lezers. Ook wij roepen u regelmatig op deze site op om te reageren, alleen op deze manier kan de informatie beter worden. Interactief communiceren is ook betrekken van mensen die mensen die wel willen meehelpen, doch die u nog niet kent.