Email

De keuzes om email te gebruiken is makkelijk omdat email een wereldstandaard is. Technisch zijn alle internetgebruikers ermee te bereiken. In de praktijk gaat er echter heel vaak zaken fout en komt een boodschap functioneel niet helemaal aan.

Een aantal voorkomende fouten bij het gebruik van email:

• Kies een onderwerp. Een onderwerp is de eerste kennismaking met de inhoud. De vlag moet de lading een beetje dekken. Die niet van “Hoi” of “Een vraag” maar veel meer van “Ik wil me graag even voorstellen” of “Een vraag over meedoen aan jullie komende actie”. Een bericht zonder onderwerp wordt door sommige spam-programma’s zelfs gewantrouwd.
• Bedenk dat jouw gemoedstoestand (lollig, uitgelaten, beschonken of juist teneergeslagen) niet de gemoedstoestand hoeft te zijn van de ontvanger. Hou daar rekening mee en hou het een beetje neutraal. Lees het bericht na afloop nog even door.
• Bij emotionele zaken is het handig om even de tijd te nemen (slaap er nog een nachtje over) email is daar uitermate geschikt voor.
• Vertel altijd wie je bent, en vanuit welk perspectief je de andere benaderd. Een vraag die gesteld wordt door een bestuurslid heeft een andere lading dan een vraag van zomaar iemand. In de meeste email pakketten zijn hiervoor voorzieningen in de vorm van zg. signatures. Deze tekst verschijnt automatisch onder een bericht. Vaak is het mogelijk om meerdere van deze teksten aan te kunnen maken.
• Het emailadres is soms ook van belang. PietjePuk345@ heeft iets minder uitstraling dan P.Puk@. Soms kan dat net het verschil betekenen qua geloofwaardigheid.
• Een discussie via email verzand na een aantal reacties en reacties op elkaar al snel in een kluwen regels en stellingen die niet meer te ontrafelen is. Veel mensen pakken de telefoon na 3 ‘bounces’ om de discussie af te ronden.
• Een emailtje kan opgemaakt worden in plain text of html. Deze laatste geeft veel mooiere emailtjes. Maar niet alle mobiele telefoons (smartphones) kunnen dat goed weergeven. Plain text wel. Dus als u weet dat de ontvanger graag email mobile ontvangt, hou daar dan rekening mee.
• Beperk het gebruik van attachments . Een attachment van meer dan 1Mb zal niet iedereen bereiken, bij 10Mb zal een aanzienlijker deel van de ontvangers nooit weten dat u een bericht verstuurde. Bedenk ook dat niet iedereen alle attachments kan openen die u verstuurd. Een Excel-sheet  is daar een voorbeeld van. Het meest universele formaat op dit gebied is een pdf (zie bv ook bij de tools: cutepdf).

Zie ook hier  http://nl.wikipedia.org/wiki/Nettiquette voor een aantal tips ten aanzien van nettiquette (regels voor het digitaal omgaan met elkaar).

MassMailing  (Nieuwsbrieven ed).

Als u grote groepen mensen wilt bereiken via email (zoals bv. een nieuwsbrief) is het ‘not-done’ om alle adressen te noemen. Mensen ervaren dat als een inbreuk op hun privacy. Er zijn 2 mogelijkheden:

• Stuur het bericht bv. aan jezelf of aan een dummy adres, en alle geadresseerden in de zg. BCC-regel. (BCC = Blind Carbon Copy, zie ook http://nl.wikipedia.org/wiki/Carbon_copy ). Hierdoor worden de verzendlijst onderdrukt voor de andere deelnemers. Bedenk dat de internetprovider dit soort acties niet altijd leuk vind, ze stellen soms eisen in het aantal adressen wat ineens verzonden kan en mag worden. Het heeft -opnieuw- alles te maken met de strijd tegen spammers.
• Gebruik een massmailer zoals mailchimp. Deze heeft alle voorzieningen in huis, inclusief een mechaniek voor aan en afmeldingen. Dit soort diensten zijn gratis tot een bepaald volume, en bieden een breed scala aan hulpmiddelen zoals opmaak en controle.

Organiseren van interne Email handelingen.

Als een organisatie een eigen internetdomein heeft, is het handig om hiervan gebruik te maken en dit domein ook te gebruiken als hulpmiddel voor interne communicatie. In de eenvoudigste opzet ziet dat er als volgt uit.

Maak van het info@ en/of bestuur@ adres een zg. groepsadres waarin de emailadressen van alle bestuursleden of DB-leden worden vermeld. Een verzoek aan het bestuur komt dan bij alle bestuursleden in hun eigen mailbox aan. Samen met een taakverdeling -en de discipline om bij gegeven antwoorden naar bv. een vragensteller tevens het bestuur in CC mee te copieren- is gelijk iedereen eenvoudig op de hoogte van dit soort communicatielijntjes. Het geeft wel meer emailbewegingen, maar het voordeel is dat iedereen gelijk op de hoogte is. Om dit soort instellingen te maken, dient u uw hosting-provider te benaderen.

Nieuwsbrieven.

Het verzenden van nieuwsbrieven via email is een logische keuze om mensen op de hoogte te stellen van zaken vanuit de organisatie. Ten opzichte van een papieren nieuwsbrief zijn er toch een paar aanpassingen en overdenkingen.

Een emailmailing heeft een andere attentiegraad. Het bereikt niet het hele gezin, doch meestal alleen diegene die in het gezin de email afhandelt. Dit is helaas een ervaringsfeit.

Mensen lezen vaak liever en papieren bericht, hou derhalve de teksten op het scherm korter, krachtiger en speel een beetje met het hoofdonderwerp versus een inleiding en een link naar het volledige bericht. Het activeren van een link is een extra handeling en dus  wordt dat -heel vaak- achtergelaten. Ervaringen leren dat er minder dan 10% van de mensen de bedoelde link activeert. Het heeft ook te maken met instellingen in de email-software die standaard koppelingen uit een emailtje de-activeerd vanwege -opnieuw- de angst voor misbruik door spammers.

Het krachtigste van een emailbrief  is de herhaling, dus beter vaker een kort bericht, dan een verzameling van berichten in vaste intervals.

Spam.

Het begrip spam is in dit hoofdstuk vaak gevallen. Spam is het massaal verzenden van gigantische hoeveelheid irritante reklame naar ieder denkbaar adres. Op dit moment (2011) is het aantal spam-berichten op het Internet 90% tot 95% van het totaal aantal verzonden berichten. De strijd tegen spam kent veel specialisten en complexe technologie, maar ook veel slachtoffers in de vorm van ten onrechte afgekeurde berichten. Sommige email-pakketten gebruiken tegenwoordig croud-sourcing technieken om de selectie tussen spam en ham (fout en goed) beter in te kunnen schatten.

Als u zich ook als een spammer dreigt te gaan gedragen (veel berichten naar iedereen, zonder onderwerp etc.)  dan loopt ook u het risico om als spammer gezien te worden. Dit kan ook al het geval zijn als u een nieuwsbrief verzend naar bv. duizenden mensen, terwijl de inhoud niet is wat deze ontvangers van u verwachten. U krijgt dan een hogere rating op de spam-lijsten.

Spam kan ook leuk zijn.

Toen Monty-pyton op de BBC een sketch uitzond in de jaren 70 (dus ruim voor de opkomst van email) waarin de Noormannen de hoofdrol zouden spelen, ging het begrip spam een eigen leven lijden.  Geniet (met kromme tenen) van deze klassieker, vergeet vooral de aftiteling niet.