Veel vrijwilligersorganisaties publiceren met enige regelmaat Brochures, een nieuwsbrief, jaarverslag of ander document. Ook zijn er veel die activiteiten/evenementen organiseren waar ook anderen van buiten de organisatie welkom zijn.
Voor dit soort activiteiten is het mogelijk om op een een professionele manier aandacht te besteden aan de publicatie of het evenement en daar zijn een aantal leuke instrumenten voor beschikbaar.
De Publicaties
U kent ze waarschijnlijk wel de reclamefolders van allerhande bedrijven en steeds vaker zijn deze folders ook digitaal beschikbaar en kunt u zich via de website abonneren. Deze digitale folders komen dan via email naar u toe. Velen vinden het leuk dat je bij deze digitale folders de bladzijde automatisch om kunt slaan door op een pijl te klikken. Een dergelijke service is ook voor u beschikbaar.
Gratis programma’s als Calaméo of Scribd zijn programma’s, waar u na een eenvoudige aanmeldingsprocedure al heel snel een document kunt uploaden en publiceren. U kunt dan vervolgens het document op uw eigen website zichtbaar maken. Met deze service kunnen bezoekers dan bijvoorbeeld het jaarverslag online lezen.
Doordat steeds meer mensen documenten op deze manier publiceren is er ook veel informatie te vinden op deze websites. Zoek maar eens op termen die voor uw organisatie relevant zijn en u zult in veel gevallen zien dat er leuke informatie te vinden is. Soms zelfs hele boekwerken.
Evenementen en activiteiten
Veel organisaties organiseren met enige regelmaat een groot evenement om bijvoorbeeld geld in te zamelen, vrijwilligers te werven, of de organisatie onder de aandacht te brengen. Sommige vrijwilligersorganisaties hebben het organiseren van dergelijke evenementen zelfs als hoofdactiviteit. Vroeger stuurde je dan een persbericht naar de lokale en regionale kranten en hoopte je dat het geplaatste werd.
Tegenwoordig kun je daar veel meer de eigen regie in voeren. Lokale kranten beheren ook steeds vaker lokale websites en je kunt daar vaak via een invulscherm je eigen evenement of activiteit aanmelden. Bovendien zijn er steeds meer netwerksites die de mogelijkheid bieden om je activiteit onder de aandacht te brengen. Hier de mogelijkheden op een rij:
- De wijkwebsites
- Websites van de lokale kranten
- Hyves
- Eigen Netwerksite
Tijdens een evenement.
Nieuwe media geeft ook een prima gelegenheid om tijdens een gebeurtenis nog nieuws over het evenement rond te sturen. Twitter, en Location based services als Foursquare zijn prima en eenvoudig in te zetten. Last minute beslissers worden dan alsnog overgehaald om te komen. Vergeet ook niet om foto’s, video’s en/of verslagen online te zetten tijdens het evenement. Geef bij tweets ook een tag van de plaats mee. Bv. #amsterdam, #adam, #dearena of #020 als onderdeel van een tweet zorgt dan anderen jouw verhaal gratis doorsturen (RT = Retweet).